La Gestión de Riesgos es un componente esencial en la Gerencia de Proyectos, aunque a menudo se subestima debido a la complejidad de su implementación. Sin embargo, todos gestionamos potenciales problemas de forma cotidiana. ¿Habrá lluvia? Decidimos llevar un paraguas. ¿Habrá mucho tráfico? Elegimos una ruta alternativa. ¿Los niños se aburrirán en el trayecto? Llevamos algunos juguetes. Estas son decisiones que tomamos constantemente, anticipándonos a los posibles impactos negativos.

Entonces, ¿por qué los Gerentes de Proyecto encuentran dificultades para crear una Matriz de Riesgos? Especialmente cuando este documento puede ser muy fácil de construir una vez que se inicia la primera reunión con el equipo de trabajo. A continuación, se presentan cinco razones clave para implementar una Matriz de Riesgos en cualquier proyecto.

1. La Matriz de Riesgos ayuda a planificar eficazmente

Contar con una Matriz de Riesgos le permite organizar las actividades del proyecto de manera eficiente. La mayoría de los riesgos identificados requerirán acciones para mitigar su impacto. Estas acciones buscan prevenir que el problema se materialice. Si bien no podemos evitar que llueva, podemos tomar medidas como elegir una ruta alternativa para evitar la congestión vehicular. Del mismo modo, en su proyecto, es crucial planificar acciones para mitigar los problemas anticipados. Algunas de estas acciones serán simples, mientras que otras podrían requerir un mayor esfuerzo y planificación, lo que podría afectar otras tareas del proyecto. Utilice la Matriz de Riesgos para identificar estas acciones y programarlas de manera adecuada.

2. La Matriz de Riesgos le ayuda a priorizar

La función principal de una Matriz de Riesgos es consolidar todos los posibles problemas en un solo documento. Una vez recopilados, es necesario priorizarlos. ¿Cuáles tienen mayor impacto en el proyecto? ¿Cuáles son los más urgentes? Ordene los problemas de acuerdo con su impacto y urgencia, de forma que pueda centrarse en los más críticos. Además, puede priorizarlos según el momento en que se identificaron, para asegurarse de abordar primero los que surgieron al inicio del proyecto. Recuerde que las circunstancias cambian, por lo que debe actualizar la Matriz conforme se gestionan y se eliminan los problemas.

3. La Matriz de Riesgos facilita el presupuesto del proyecto

Las acciones para mitigar problemas generalmente generan costos adicionales, aunque solo sea por el uso de recursos para llevarlas a cabo. Revise la Matriz de Riesgos y calcule los costos asociados a cada acción de mitigación. Luego, ajuste estos costos en el presupuesto del proyecto. Aunque gestionar todos los problemas puede resultar costoso, la priorización le permitirá distribuir el presupuesto disponible de manera más eficiente. Además, identifique posibles oportunidades que podrían traer beneficios, como la posibilidad de entregar antes de la fecha comprometida.

4. La Matriz de Riesgos permite asignar responsabilidades

Una de las características más útiles de la Matriz de Riesgos es la asignación de responsabilidades a un propietario. Cada riesgo debe tener un responsable asignado, incluso si no es quien ejecutará directamente las actividades de mitigación. Asegúrese de asignar un propietario para cada problema y registre esta información en la Matriz. Esto ayuda a su equipo a entender de qué se está haciendo responsable cada miembro y facilita el seguimiento de los avances en la gestión de los riesgos. Además, asignar responsabilidades a otros miembros del equipo permite que el Gerente de Proyecto pueda enfocarse en otras tareas mientras desarrolla las habilidades de los miembros del equipo.

5. La Matriz de Riesgos facilita la gestión integral del Proyecto

La Gestión de Riesgos es parte esencial de cualquier proyecto, y una Matriz de Riesgos es una herramienta fundamental para garantizar el éxito del proyecto. Al identificar los problemas potenciales desde el principio y trabajar con el equipo en la mitigación o prevención de esos problemas, aumenta la probabilidad de éxito. Recuerde que la identificación de problemas no puede ser tarea de una sola persona. Involucrar a su equipo desde el principio le permitirá identificar de manera más efectiva todos los posibles problemas y garantizar que se aborden de manera oportuna. Al trabajar conjuntamente en la gestión de riesgos, mejorará la probabilidad de completar su proyecto de manera eficiente.

Estas son solo algunas razones para utilizar una Matriz de Riesgos en su proyecto. Si aún no está utilizando una, le recomendamos que lo haga ahora. Prepárese para una sesión de lluvia de ideas con su equipo, identifique los problemas y empiece a gestionar de manera más efectiva todos los aspectos de su proyecto.

Esta obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-Compartir Igual 3.0 Unported.