¿Por qué fallan los proyectos?

¿Es esta una pregunta que aún no logra responder? Sólo dele una mirada a estadísticas publicadas para las razones más populares, por ejemplo, el Standish Group comenta que el 31% de los proyectos es cancelado  antes de su conclusión y el 52% de los proyectos tuvo sobrecostos de hasta 180% (y en casos aún más) del estimado original.  Al considerar estas estadísticas uno podría preguntarse ¿por qué es que esto ocurre?  ¿Es que no hay forma de evitar que los proyectos fallen?

Lamentablemente no hay una respuesta sencilla para esta pregunta. Sin embargo, si usted desea que su proyecto sea exitoso, la pregunta que debe hacerse es ¿por qué podría fallar?

Es justamente como hacer un análisis pre-mortem (en oposición a post-mortem como es usual) de la falla del proyecto. Se ha encontrado que esta es una manera bastante efectiva para limitar o controlar la falla de un proyecto. Más aún, una manera efectiva de hacer el análisis pre-mortem es realizar la Gestión de Riesgos correspondiente, de modo que se identifica las razones o circunstancias que representan una amenaza para el éxito de su proyecto, y a la vez se establece estrategias para minimizar las probabilidades de ocurrencia y/o el impacto en su proyecto.

¿Qué es un Riesgo?

En términos generales, un Riesgo es una potencial acción o actividad (o falta de acción) que nos llevará a tener resultados no deseados. Aquí lo importante a resaltar es que es algo potencial, un evento futuro que tiene un cierto grado de incertidumbre.

¿Por qué debe usted Gestionar el Riesgo?

La ejecución de cada proyecto tiene un cierto costo asociado y este costo tiene tres restricciones principales, a saber, Tiempo, Calidad y Recursos. Un cambio en estos parámetros puede afectar el Alcance del proyecto y a su vez afectar la ejecución del proyecto. Es en el mejor interés de la organización ejecutante (y contratante) el minimizar la incertidumbre en la ejecución del proyecto (demoras, sobre-costos, cancelación, etc.). Sólo si usted está bien equipado para atacar los riesgos puede usted limitar (o evitar) el impacto en la ejecución de su proyecto.  Un enfoque práctico y proactivo en la Gestión de Riesgos definitivamente le ayudará en este esfuerzo.

¿Qué involucra la Gestión de Riesgos?

Una organización que practica la gestión de riesgos ejecuta las siguientes actividades:

1.   Identifica y registra los riesgos en un Registro de Riesgos o Matriz de Riesgos.

2.   Determina la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo.

3.   Determina las consecuencias que podría haber de concretarse el riesgo (Impacto).

4.   Prioriza los riesgos dentro de un grupo determinado de riesgos.

5.   Identifica estrategias para EVITAR estos riesgos.

6.   Si no es viable el evitarlos, identifica estrategias para reducir el impacto y/o probabilidad de estos riesgos, sea a través de acciones de MITIGACIÓN o TRANSFERENCIA.

7.   Cuando no es posible Evitar, Mitigar o Transferir, sólo resta ACEPTAR el riesgo en cuyo caso elabora un Plan de Contingencia para el riesgo en cuestión.

8.   Asigna recursos de acuerdo a un Plan de Respuesta a los Riesgos previamente elaborado.

9.   Monitorea, revisa y cierra los riesgos.

Pautas para gestionar los riesgos del proyecto:

- Involucre a stakeholders (interesados) relevantes, sea transparente con ellos y asegúreles su compromiso:

Aliente a los miembros del equipo de proyecto, al cliente y demás involucrados a señalar y registrar riesgos. Es más fácil combatir un riesgo si es identificado temprano en el proyecto. Asegúrese de actualizar de manera periódica a los interesados sobre el estado de los riesgos, su severidad (producto de probabilidad e impacto), planes de acción y delegaciones.

- Haga de la Gestión de Riesgos un procesos sistemático:

Para que la Gestión de Riesgos sea efectiva necesita ser sistemática en cuanto a  prácticas y políticas para identificar, analizar, rastrear, controlar, delegar y comunicar los riesgos. Debe convertirse en un hábito.

- Comprenda que la Gestión de Riesgos es tanto Arte como Ciencia:

Al enfrentar los riesgos, el juicio para evaluar y concebir un plan de respuesta en su parte subjetiva es un arte, pero la parte sistemática y el enfoque repetitivo a la gestión de proyectos con un conjunto de guías y prácticas, puede evolucionar a ser una ciencia. Como la planificación en el proyecto, la gestión de riesgos es un proceso  continuo y en constante desarrollo.

- Asegúrese que la comunicación es clara y frecuente:

Las malas noticias empeoran cuanto más tiempo permanecen ocultas, así que sea transparente y comunique con claridad y frecuencia a los interesados (stakeholders).

- Alinee su estrategia de gestión de riesgos con los objetivos del proyecto:

A medida que usted cree y ejecute sus planes de respuesta, sean estos mitigar, aceptar, evitar o transferir, y elabore sus planes de contingencia, asegúrese de estar alineado con los objetivos del proyecto y de su organización.

- Utilice herramientas de soporte:

Cuantos más datos tenemos para pronosticar, evaluar y comprender los riesgos, más efectiva será nuestra estrategia.  Si no utiliza herramientas de soporte para hacer esto, su estrategia se apoya íntegramente en las personas y por lo tanto está sujeta a  errores.

- Empiece pronto:

La Gestión de Riesgos es un proceso continuo que dura toda la vida del proyecto, cuanto más pronto comience, más fácil le será incorporar a su Plan de Proyecto las  estrategias de manejo de riesgos que elija y más fácil le será convertirlo en una práctica del día a día.

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