Objetivo

El objetivo del presente artículo es descubrir un nuevo punto de vista para el estudio y aplicación de la Guía del PMBOK^®a través de elementos existentes en el mismo modelo pero enfocados desde otra perspectiva.

Situación Actual

El panorama actual para todo aquel que se inicia en el estudio de la Dirección y Gestión de Proyectos mediante la Guía del PMBOK^® es tan complejo que requiere interiorizar el conocimiento condensado en un documento de casi 600 páginas, entender sus aplicaciones y relacionarlas entre sí para luego estructurar sus requerimientos de información de acuerdo a lo comprendido.

Muchas veces esto se torna en un esfuerzo cuesta arriba cuando la primera visión no es necesariamente la más familiar como por ejemplo cuando un especialista en calidad tiene como primera visión la gestión de integración y tiene que pasar por el estudio de alcance, tiempos, costos para que luego de ver la gestión de calidad identifique finalmente herramientas con las cuales está familiarizado.

Si adicionamos a esta problemática el hecho de que la lectura correcta de la Guía del PMBOK^®no es necesariamente lineal sino que requiere una serie de lecturas y revisiones recurrentes de conceptos así como avances y retrocesos en el mismo documento por la forma como se referencian, tenemos un reto al cual todo prospecto a PMP e investigador de la ciencia de Dirección de Proyectos se enfrenta cada vez que realizan la lectura de la Guía de Buenas Prácticas de la Guía del PMBOK^®

La pregunta es ¿Cómo afrontar este reto?

Visión Actual

La Guía del PMBOK^® 5^ta edición elaborada por el Project Management Institute (PMI) comprende 47 procesos enfocados desde 2 ópticas: Los Grupos de Procesos (Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento / Control y Cierre) y las Áreas de conocimiento (Gestión de Integración, Alcance, Tiempos, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones y Stakeholders).Hasta el momento el uso de la Guía del PMBOK^®en su 5^taedición y las precedentes se han centrado en la lectura de los procesos por medio de los 2 enfoques anteriormente descritos y utilizando las entradas, salidas y herramientas como elementos propios de cada proceso

 ¿En qué consiste el Nuevo Enfoque Integrador de la Guía del PMBOK^®?

El primer paso es diagramar las rutas que siguen los insumos y que los transforman a medida que atraviesan los procesos correspondientes. Un ejemplo de esto se puede apreciar en el camino que sigue el producto denominado “Plan de Dirección del Proyecto” el mismo que es en algunos casos actualizado o en otros solo utilizado por los procesos de ejecución, seguimiento o cierre.

Una vez que se obtiene la ruta completa de un insumo-producto se construye un diagrama donde se muestra la relación de procesos que hacen uso ya sea como proveedores o consumidores de tal insumo-producto.

Otro ejemplo se puede apreciar en el conjunto de insumos asociados al Desempeño del Trabajo (DTR) los mismos que constituyen una vista mediante la cual se aprecia como los datos son transformados en información y posteriormente en informes de desempeño del trabajo a través de los procesos correspondientes

Resultados Alcanzados

Las 2 dimensiones ya conocidas como son la desagregación por grupos de procesos y áreas de conocimiento son enriquecidas con una nueva visión: la desagregación por insumo-producto. Al  Diagramar y desplegar todas las vistas de los sistemas de procesos que recorre cada insumo-producto y alinearlas a nivel de procesos se obtiene una visión integradora de los procesos de la Guía del PMBOK^® y se evidencian flujos implícitos como por ejemplo el ciclo de vida del desempeño del Trabajo que se desprende de la ilustración 3. Estos flujos constituyen circuitos complejos que, a modo de subsistemas, tienen el mismo efecto que el de introducir a la Guía del PMBOK^® en un tomógrafo: dotan a los investigadores, especialistas, profesionales, PMP e interesados de una herramienta para comprender e interiorizar los aspectos relacionados a la gestión de Proyectos 

Ilustración 4. Visión Integradora de los Procesos de la Guía del PMBOK^®

Las relaciones entre los procesos a través de esta visión se mantienen y se refuerzan ya que cada nueva vista resalta el objetivo de los procesos dentro de los subsistemas indicados y centran la atención en el estudio de la Gestión de Proyectos desde cada perspectiva o plano de procesos. Por cada agrupación de insumos-productos que componen los procesos dentro de la estructura propuesta por la Guía del PMBOK^® se pueden identificar planos de procesos.

Beneficios del Nuevo Enfoque

El entendimiento de la Guía del PMBOK^®se amplía mediante la visión del insumo-producto como dimensión adicional a los grupos de procesos y áreas de conocimiento. Ante este nuevo escenario de 3 dimensiones (áreas de conocimiento, grupo de proceso e insumo-producto) los procesos son más comprensibles y su entendimiento puede interiorizarse con más facilidad.

Con esta nueva visión el aprendizaje de la Guía del PMBOK^®es digerible ya que utiliza herramientas gráficas y de diagramación de procesos con un enfoque integrador que facilita la lectura de cada proceso así como sus relaciones con el resto del sistema abriendo nuevas alternativas para aquellos que deseen ahondar en el estudio e investigación de la Gestión de Proyectos.

Las áreas de las organizaciones que imprimen una estructura funcional pueden comprender y visualizar cuál es su  ubicación y rol dentro de los procesos de la Guía del PMBOK^®. Con esta nueva óptica las organizaciones funcionales viabilicen la transición hacia una organización de estructura matricial o incluso proyectizada. Por ejemplo, un área de calidad que utiliza el “ciclo de vida del entregable”  como herramienta de gestión de proyectos identificará aquellos procesos en su organización que sean compatibles con la estructura propuesta para el ciclo de vida y partiendo de este punto encontrará la relación con el resto de procesos para luego integrarse en el esquema de procesos completo.